Last Planner® para una gestión de diseño eficaz

Tres razones por las que el sistema Last Planner^® es esencial para una gestión de diseño eficaz

Paul Ebbs
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El proceso de diseño y construcción suele ser complejo, incierto y requiere el aporte y decisiones de las partes interesadas de las diferentes organizaciones para producir el resultado final que esté "listo para su uso". A menudo, los involucrados se involucran tarde en el proceso y el inventario producido (dibujos, documentos y productos) es incompleto, inexacto, inadecuado o incorrecto. Una mala comunicación es común entre disciplinas y da lugar a acciones descoordinadas. En última instancia, esto obliga a rehacer el diseño y la construcción para corregir las inconsistencias entre lo que la gente "pensaba" que era necesario y lo que "era" realmente requerido. Sin embargo, la esperanza no se ha perdido. El sistema Last Planner®, una herramienta de gestión de la producción, es un antídoto para muchos de estos problemas a los que se enfrentan los equipos de diseño y construcción, siendo una puerta de entrada a muchos de los comportamientos LEAN deseados y necesarios para una consecución exitosa del proyecto [1]. Echemos un vistazo a tres razones por las que Last Planner® es tan útil en la etapa de diseño.

1. Simplifica la gestión de diseño

La gestión del diseño se hace más fácil usando Last Planner® permitiendo que cada miembro del equipo de diseño desarrolle una mayor comprensión de los roles, responsabilidades y acciones en cada disciplina a través de conversaciones, colaboración y buena comunicación que evolucionan alrededor del muro (panel visual de trabajo del Last Planner®). Todas las actividades, decisiones e hitos importantes por disciplina se representan visualmente en una pared con notas multicolores Post-It®. Cada disciplina crea sus propias etiquetas con un color único que se relacione con sus actividades o tareas específicas. El equipo de diseño se familiariza con el trabajo de los demás y comienza a entender qué, dónde y cuándo se requiere la información y quién la necesita. Como resultado, todos (incluido el propietario) puede ver cómo el alcance del proyecto, decisiones, presentaciones, aprobaciones, entre otros, pueden afectar la programación.

2. Mejora la comunicación y coordinación

La combinación de Last Planner® con BIM (Building Information Modeling) durante el diseño permite aún una mayor eficiencia. La metodología considera el uso de hojas de Post-It® de color similar a los usados en Revit. Estos colores se mantienen durante la fase de construcción según las áreas de construcción respectivas. Las conversaciones y colaboraciones hechas alrededor del muro, además de las notas en Post-It® para cada disciplina, ayudan a identificar rápidamente cualquier problema que pueda afectar el diseño, proceso de contratación o de construcción. Esto puede eliminar el trabajo innecesario o la reelaboración (desperdicio) y destacar cualquier posible obstáculo en la fase de diseño o construcción. Esto también se puede llamar la entrega temprana de "malas noticias".

El involucramiento temprano, la mejor comunicación y coordinación dentro del equipo (diseñadores, constructores, proveedores especializados, propietarios, etc.) utilizando el Last Planner® durante el diseño y (pre) construcción pueden reducir significativamente los plazos. Según Drysdale [2] se reporta cómo Last Planner® facilitó una mejor comunicación y transparencia en la fase de diseño de un proyecto de la Agencia de Caminos del Reino Unido (UK Highways Agency) y mejoró la confiabilidad de los compromisos en un 34%, lo que a su vez redujo el calendario de diseño acelerado en un mes.

3. Mejora los cronogramas reduciendo la reelaboración

En pocas palabras, el uso del Last Planner® reduce los plazos al mejorar la confiabilidad del flujo de trabajo al involucrar a los participantes del trabajo a comprometerse en entregar su trabajo (información, material, inventario, producto, etc.). Comprender el trabajo de los demás y qué, dónde, cuándo y quién es requerido para completar una tarea ayuda a hacer que el proyecto fluya e identifica cualquier "mala noticia" temprano en el muro y no en el campo. Si fallamos en planear, estamos planeando fallar. El uso de Last Planner® en el proceso de diseño reduce el tiempo, el esfuerzo y la posterior reelaboración. Según un estudio realizado por Hwang y Yang [3] en 2014, la reelaboración puede representar entre 2 y 12% de los costos del proyecto. Un estudio informal realizado por Glenn Ballard [4] reveló que el 50% del tiempo se gastó en la reelaboración innecesaria del diseño. Además, Love [5] identificó que el 50% de la reelaboración es un resultado directo de los cambios de diseño y que los costos indirectos pueden ser hasta seis veces el costo real de la reelaboración [6]. Por lo tanto, hay muchas oportunidades para eliminar el desperdicio.

Last Planner® elimina la reelaboración porque el trabajo entregado entre diseñadores y contratistas se clarifica en el muro. Si la corrección no es correcta, entonces se producirá una nueva y así sucesivamente, asegurándose de que el defecto no perdure. Last Planner® también permite la rendición de cuentas a través de la visibilidad que se obtiene en el muro.

“La mejor comunicación entre diseñadores y contratistas puede prevenir la ocurrencia de reelaboración.”

Last Planner® juega un papel importante en reducir la reelaboración, sus costos asociados y en la creación de cronogramas eficientes. Fue desarrollado por Glenn Ballard y Greg Howell y ha estado en uso desde 1992. Se está convirtiendo rápidamente en "la herramienta por elección para la gestión de producción" por muchos propietarios, diseñadores y constructores en los Estados Unidos y en todo el mundo y puede ser utilizada en casi cualquier tipo de proyecto. Sin embargo, incluso con todos los beneficios que se han documentado en docenas de trabajos de investigación en la colección de IGLC, Last Planner® todavía no se ha convertido en el estándar de la industria. Cuanto más profundamente se trabaja con Last Planner®, la pregunta es: ¿por qué?

Los próximos aportes tendrán una mirada más profunda a los elementos de Last Planner ® que son necesarios para que sea eficaz - la programación de hitos y la fase de arranque (pull planning), preparar el trabajo listo (a futuro en 6 semanas), los planes de trabajo semanales y el aprendizaje.

Referencias

[1] Fauchier, D. & Alves, T.D.C.L. 2013, 'Last Planner® System Is the Gateway to Lean Behaviors' In:, Formoso, C.T. & Tzortzopoulos, P., 21th Annual Conference of the International Group for Lean Construction. Fortaleza, Brazil, 31-2 Aug 2013. pp 559-568 [Online]. Available at: http://iglc.net/Papers/Details/898

[2] Drysdale, D. 2013, 'Introducing Lean Improvement into the UK Highways Agency Supply Chain' In:, Formoso, C.T. & Tzortzopoulos, P., 21th Annual Conference of the International Group for Lean Construction. Fortaleza, Brazil, 31-2 Aug 2013. pp 1067-1074 [Online]. Available at: http://www.iglc.net/Papers/Details/891

[3] Hwang, B., and Yang, S., (2014). Rework and schedule performance, Engineering, Construction and Architectural Management, Vol. 21 Issue 2 pp. 190 – 205

[4] Ballard, G., (2000). Positive Vs. Negative Iteration in Design In:, 8th Annual Conference of the International Group for Lean Construction. Brighton, UK, 17-19 Jul 2000. [Online]. Available at: http://iglc.net/Papers/Details/95

[5] Love, P.E.D., (2002). Auditing the indirect consequences of rework in construction: a case based approach. Managerial Auditing Journal, Vol. 17 Issue 3 pp. 138 – 146

[6] Love, P.E.D. (2002). Influence of Project Type and Procurement Method on Rework Costs in Building Construction Projects. Journal of Construction Engineering and Management. ASCE 128. Issue 1. pp. 18–29.